| | Argumentation for god arbejdsgang:
Med den redesignede arbejdsgang er det blevet muligt både at nedbringe og kvalificere klagerne i Affald A/S og derved både reducere procestiden samt mindske stress hos medarbejderne på følgende måder:
· Der er nu blevet besluttet, at man vil undersøge, om det er muligt at linke mellem Infovision og Profile. Dette vil gøre, at tingene kun skal dokumenteres en gang. Det vil spare tid og ressourcer.
· Der oprettes en elektronisk tro- og love erklæringsblanket til brug for virksomheder, som kan fritages for betaling af gebyrer som alternativ til en klage. Afgørelse om fritagelse træffes ud fra oplysningerne i tro- og love erklæringen, hvorved en langvarig klage-sagsbehandling undgås.
· Der oprettes en elektronisk klage-blanket, og virksomhederne bliver henvist/guidet til at bruge denne og får derved en skabelon for klagen i stedet for at udforme klage selv samt tvinges til at redegøre for affaldstyper, virksomhedstype osv., så klagerne så vidt muligt bliver standardiserede og fyldestgørende fra start. Herved bliver det muligt at reducere den nuværende sagsbehandlingstid for skriftlige klager med 20% til ca. 3 timer per klage.
· Ved at give information til virksomhederne på kommunens hjemmeside om erhvervsaffaldsgebyrer vil det give store lettelser i form af mindre taletid i telefoner og dermed mindre administrativt arbejde. Man kommer virksomhederne i forkøbet.
· På grund af ovenstående tiltag forventes færre og kortere telefoniske henvendelser og klager. Perioder med mange telefonhenvendelser opleves af medarbejderne som stressende, hvilket afspejles i sygefraværsstatistikken. Derfor forventes færre og kortere telefonopkald at have en positiv effekt på medarbejdernes trivsel.
· Klagevejledning på afslagsbreve skal opdateres, så virksomhederne kan få en forståelse af den korrekte måde at klage på. - Igen kan man spare tid på telefonsamtaler med borgerne.
Punkterne er en del af en samlet elektronisk platform for klagehåndtering, som endnu ikke er udviklet - derfor er det ikke muligt på nuværende tidspunkt at præcisere hvad tidsbesparelsen ift. kommissoriets effektmål vil være, men det vurderes, at effektmålene på 3 min. ved telefoniske henvendelser og 48 min. på skriftlige klager kan opnås. Gennemløbstiden på 4-8 uger vurderes ikke på nuværende tidspunkt at være opnåelig på grund af en netop implementeret lovændring, der komplicerer den administrative sagsbehandling af klager over affaldsgebyrer.
Regelgrundlag: Klager over affaldsgebyrer er reguleret af følgende: Bekendtgørelsen om affald - kapitel 11 § 56-60
Fremover bliver affaldsgebyret opkrævet selvstændig hos virksomhederne (og ikke som hidtil som en skjul del af ejendomsskattebilletten). Denne ændring i lovgivningen er en joker, og det kan pt. ikke siges, hvad det kommer til at betyde for antallet af klager.
Derudover er lovgrundlaget blevet yderligere kompliceret med følgende:
Ifølge den nye affaldsbekendtgørelse § 106.
Stk. 2. Hvis kommunalbestyrelsen ikke udarbejder et regulativ i medfør af stk. 1, gælder der, indtil regulativer vedtaget i medfør af kapitel 5 træder i kraft, følgende:
1) Kommunalbestyrelsen fastsætter og opkræver et gebyr for virksomheders adgang til at aflevere affald på genbrugspladser. Gebyret skal differentieres efter følgende fordelingsnøgle i litra a-d samt det antal virksomheder, som findes i kommunen:
a) Øvrige virksomheder: ½
b) Håndværkere og anlægsgartnere (0-1 ansatte): 4
c) Håndværkere og anlægsgartnere (2-10 ansatte): 6
d) Håndværkere og anlægsgartnere (over 10 ansatte): 8
2) Kommunalbestyrelsen fastsætter og opkræver et gebyr for adgang til at aflevere affald på genbrugspladser for udenlandske virksomheder uden fast adresse i Danmark. Gebyret skal differentieres, og skal opkræves direkte hos virksomheden.
Stk. 3. Hvis kommunalbestyrelsen ikke udarbejder et regulativ i medfør af stk. 1, gælder der, indtil regulativer vedtaget i medfør af kapitel 5 træder i kraft, følgende:
1) Virksomheder med branchekode, som fremgår af bilag 7, og som har 0-1 ansatte på p-nummer adressen, skal ikke betale gebyr. Kommunalbestyrelsen kan dog opkræve gebyr hos virksomhederne, hvis de anvender en eller flere indsamlingsordninger i kommunen.
2) Virksomheder, hvis virksomhedsform fremgår af bilag 8, pkt. 1, og som har 0-1 ansatte på p-nummer adressen, skal ikke betale gebyr. Virksomheder, hvis virksomhedsform fremgår af bilag 8, pkt. 2, skal, uanset antallet af ansatte i virksomheden, ikke betale gebyr. Kommunalbestyrelsen kan dog opkræve gebyr hos virksomhederne, hvis de anvender en eller flere indsamlingsordninger i kommunen.
3) Virksomheder, som overfor kommunen dokumenterer, at de har en årlig omsætning under 50.000 kr., skal ikke betale gebyr. Omsætningen opgøres for det indkomstår, som ligger to år før gebyråret. Kommunalbestyrelsen kan undtage alle virksomheder med en årlig omsætning under 50.000 kr. og selv indhente oplysninger om omsætningen for disse virksomheder.
4) Virksomheder, der kan dokumentere overfor kommunalbestyrelsen, at virksomheden selv håndterer alt sit affald til nyttiggørelse, skal ikke betale gebyr efter stk. 2.Kommunalbestyrelsen kan dog opkræve gebyr hos virksomhederne, hvis de anvender en eller flere indsamlingsordninger i kommunen.
5) Kommunalbestyrelsen kan fritage virksomheder, som ikke er omfattet af nr. 1-4, fra at betale gebyr, hvis kommunalbestyrelsen kan lægge til grund, at virksomheden ikke har en egentlig affaldsproduktion.
Gummiparagraffernevedr. § 106 stk. 3 betyder, at mange flere virksomheder kan undtages fra affaldsgebyrer. Dette kan øge mængden af klager. Derudover kan den manglende indtægt for kommunen lægges oveni gebyrer for betalende virksomheder, hvilke måske vil medføre flere klager
CVR
Sagsbehandlingen ifm. affaldsgebyrer er i høj grad afhængig af korrekt data vedr. ovenstående fra CVR. Dette er problematisk, eftersom Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har fortalt, at:
· CVR modtager oplysninger om antal ansatte fra Danmarks Statistik, der beregner oplysningerne på baggrund af virksomhedernes indberetninger til ATP.
· For så vidt angår virksomheder (juridiske enheder) med alene én produktionsenhed (godt og vel 98 % af alle aktive juridiske enheder), bør man ved udtræk anvende antal ansatte på den juridiske enhed, da der i disse tilfælde er tale om sammenfald mellem den juridiske enhed og produktionsenheden.
· På nuværende tidspunkt er data om antal ansatte på de juridiske enheder fra 2. kvartal 2009. Tal for 3. kvartal af 2009 af antal ansatte på juridiske enheder forventes i februar 2010. Det betyder, at når kommunerne efter februar 2010 foretager udtræk af antal ansatte for virksomheder på den juridiske enhed, vil data for langt hovedparten af virksomheder være fra 3. kvartal af 2009.
· Antal ansatte på produktionsenheder kan derimod være op til 27 måneder gamle. Tal for 2008 forventes ultimo marts 2010. Det betyder, at for de resterende 2 % af virksomheder kan datagrundlaget være af ældre dato.
Handleplan:
- Vedhæfte/linke til journaliseret ind- og udkomne breve i en klagesag i Infovision-Linke mellem Profile/infovision
- Kort information til virksomhederne med henvisning til mere info på hjemmeside
- Gebyrbilag rettes til og trykkes – ca. 3000 stykMed angivelse af, at borgeren skal klage skriftligt med webadresse og postadresse
- Ansøgninger på tro og lov erklæring. Kigges igennem samlet på ugentlige møder. – samlet vurdering. Evt. stikprøvekontrol løbende hos virksomhederne.
- Klagevejledning på afslagsbreve – opdateres
- Regulere på rate i Infovision i stedet for i indeværende år
- Statusrapprt - Afslag sendes til Borgerservice, så henlæggelse kan annulleres + igangværende
- Elektronisk blanket fritagelsesblanket – udvikles af GeoData
- Et år efter implementeringen evalueres om målet er nået ved hjælp af:5 stikprøver på telefoniske klagers procestid
- 5 stikprøver på skriftlige klagers procestid
- 5 stikprøver på skriftlige klagers gennemløbstid
- Medarbejderne drøfter på personalemøde, om den nye arbejdsgang har medført mindre stress
- Opgørelse af antal telefoniske henvendelser og skriftlige/elektroniske klager, for at se om informations- og de elektroniske tiltag har båret frugt samt hvilke effekter den nye lovgivning har haft på antal klager.
|
|
